Menu

Terug naar het overzicht

30/01/2019

Het UBO-register eindelijk op de rails!

Wellicht heeft u de laatste weken via verschillende media reeds berichten ontvangen over de invoering van het zogenaamde UBO-register. 

In het kader van de Europese antiwitwaswetgeving moeten wettelijke vertegenwoordigers (lees: zaakvoerders of bestuurders) van een vennootschap, (internationale) VZW, stichting, trust, fiducie of rechtsfiguur vergelijkbaar met een trust of fiducie, alsook van een maatschap verplicht informatie over hun uiteindelijke begunstigden (=UBO’s) registreren in het UBO-register beheerd door de Administratie.

U heeft daarvoor de tijd tot 31 maart 2019. De informatie moet bovendien jaarlijks worden bijgewerkt.

Hieronder vindt u enige toelichting omtrent wie wordt beschouwd als een uiteindelijke begunstigde, welke informatie moet worden meegedeeld, wie verantwoordelijk is voor deze mededeling en wie inzage heeft tot het UBO-register.

Wat is een UBO?

De precieze omschrijving van een UBO (Ultimate Beneficial Owner), of in het Nederlands ‘uiteindelijke begunstigde’ verschilt van het type van juridische constructie waarin hij/zij een belang heeft.

Als uiteindelijke begunstigden van een vennootschap worden aangemerkt :

  1. De natuurlijke personen die rechtstreeks of (on)rechtstreeks eigenaar zijn van meer dan 25% van de aandelen of van de stemrechten;
  2. De natuurlijke personen die feitelijk zeggenschap hebben over deze vennootschap via andere middelen (vb. aandeelhoudersovereenkomsten, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen,..);
  3. De natuurlijke personen die behoren tot het leidinggevend personeel indien geen van de personen als bedoeld onder 1. of 2. is geïdentificeerd.

In het geval van trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische constructies:

  1. De oprichter;
  2. De fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
  3. De eventuele protector;
  4. De begunstigden, of, wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;
  5. Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

In het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen:

  1. De leden van de raad van bestuur;
  2. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. De personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
  4. De stichters van een stichting;
  5. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

De vermelde categorieën zijn cumulatief.

Voor vennootschappen zijn enkel de eerste twee categorieën cumulatief. U kan daar enkel voor de derde categorie kiezen als geen van de eerste twee categorieën kan worden geïdentificeerd.

Let op: UBO’s zijn steeds natuurlijke personen.

Een eenvoudig voorbeeld :

Natuurlijk persoon Pieter is 100% eigenaar van NV Pieters die op haar beurt 100% eigenaar is van de BVBA Janssens.

De uiteindelijke begunstigde van BVBA Janssens is bijgevolg natuurlijk persoon Pieter gezien deze 100% eigenaar is van NV Pieters.

  

Wij adviseren om eerst visueel goed in kaart te brengen wie de UBO’s zijn vooraleer dit in het UBO-register in te geven. Een goede voorbereiding is hierbij cruciaal. Ook bij overdrachten van aandelen of elke informatiewijziging van de UBO, zal het van belang zijn om dit ook tijdig (binnen de maand) via het UBO-register te melden.

Welke informatie moet worden ingegeven in het UBO register?

De mee te delen informatie m.b.t. de UBO die in het register moet worden opgenomen, is afhankelijk van het type van informatieplichtige (naargelang vennootschap, vzw, trusts, …). En bestaat onder andere uit :

  • voor-en achternaam;
  • geboortedatum;
  • nationaliteit;
  • woonadres;
  • rijksregisternummer;
  • de datum waarop hij/zij UBO is geworden;
  • het aandelen -of stemrechtenpercentage;
  • de categorie van UBO waartoe hij/zij behoort;
  • afzonderlijk of samen met andere personen een UBO is;
  • ...

Als het om een onrechtstreekse UBO gaat, zullen ook het aantal tussenpersonen en, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer (of vergelijkbare info indien het om buitenlandse tussenpersonen zou gaan) moeten worden doorgegeven.

Tevens dienen bewijsstukken ter beschikking worden gesteld in het UBO-register (volgens het geval en de appreciatie: kopie van de identiteitskaart/paspoort, statuten van de vennootschap, aandelenregister, authentieke akte, …).

Deze gegevens worden 10 jaar bewaard, te rekenen vanaf het einde van de vennootschap.

Wie kan het UBO register raadplegen?

De gegevens van de UBO’s zijn toegankelijk voor de overheid, inclusief de belastingdienst en tevens de beroepsbeoefenaars die meldingsplicht hebben in het kader van hun cliëntenonderzoek oa accountants, notarissen,..).

Voor vennootschappen is toegang mogelijk voor elke burger – mits een online registratie en betaling van een administratieve vergoeding . Deze is weliswaar beperkt omwille van GDPR (privacy). Zo zal het adres en rijksregisternummer van de UBO’s afgeschermd worden voor de burger. De burger kan deze informatie bovendien enkel opvragen op basis van het KBO-nummer of de naam van de vennootschap.

Tevens wordt een logboek bijgehouden van diegenen die gegevens geconsulteerd hebben.

Bij vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en gelijkaardige juridische constructies is men strenger en kan een burger enkel toegang krijgen als een duidelijk legitiem belang kan worden aangetoond.

Ook is het mogelijk om als UBO uw gegevens extra af te schermen als er vrees is voor afpersing of pesterijen. Een afwijkingsverzoek kan via het elektronische platform van het UBO register worden ingediend. Hoe men hiermee in de praktijk zal omgaan, valt nog af te wachten.

Hoe kan u zich online verbinden met de applicatie

U kan als zaakvoerder of bestuurder met uw elektronische identiteitskaart inloggen via het online portaal MyMinFin en via tabblad E-services naar de link gaan “UBO-register”.

Een FAQ en gebruikershandleiding kan u terugvinden op de website van de FOD Financiën.

Daarnaast heeft de FOD Financiën een lijst met veel voorkomende vragen gepubliceerd 

Een andere mogelijkheid is dat u ons kantoor een elektronische volmacht verleent om deze verplichting voor u te verzorgen.

Deze online applicatie werd op 11 januari 2019 beschikbaar gesteld.

In dat geval vragen wij u ons te contacteren. Wij bezorgen u dan een opdrachtbrief samen met een checklist van de eventueel nog aan te leveren gegevens .

U dient daarna als zaakvoerder/ bestuurder een elektronische UBO volmacht goed te keuren. Dit kan door bij ons op kantoor langs te komen met uw identiteitskaart en bijhorende pincode, of indien u zelf over een kaartlezer beschikt kan u onze UBO volmacht aanmaken/ bevestigen via de applicatie Mandaten.

Ook voor andere vragen hierover kan u ons steeds contacteren.

Zijn er sancties bij niet-nakoming aan verbonden?

Toch wel, er zijn administratieve geldboetes voorzien van € 250 - € 50.000. Daarnaast kunnen er ook  strafsancties opgelegd. Los van geldboetes en andere strafrechtelijke sancties, loopt u ook risico op bestuurdersaanprakelijkheid .


Blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief!
© 2019 Haentjens Accountants & Belastingconsulenten BVBA • BE 0432.680.574 • nieuwsbriefprivacy policydisclaimerbetalingsvoorwaardensitemap